Wenn eine Innovation im sozialen
Web meine Arbeitsweise revolutioniert hat, dann war es die Verwendung von
Online-Dateiablagen. Ich verwende jetzt seit ca. zwei Jahren den Dienst Dropbox und bin damit äußerst zufrieden.
In diesem Beitrag werde ich über Grundfunktionalität des Dienstes und meine
persönlichen Erfahrungen damit berichten.
Dropbox ist eine Online-Dateiablage, die
es ermöglicht Dateien, Bilder, Dokumente, Musik, etc. online abzuspeichern und
somit überall zugänglich zu machen. Anders als „One-Click-Hoster“ oder andere
Cloud-Dienste bietet Dropbox ein
kompaktes Programm, das einen Ordner auf der Festplatte mit dem Onlinespeicher
synchronisiert. Das heißt, alle Dateien und Verzeichnisse, die man in diesem
Ordner anlegt, werden automatisch mit dem Onlinespeicher synchronisiert. Hat
man nun, wie in meinem Fall, mehrere Geräte, mit denen man an den gleichen Dokumenten
arbeitet, so kann man die Geräte mit seiner Dropbox
verbinden und die Ordner auf allen Geräten werden automatisch synchronisiert,
sobald eine Internetverbindung besteht. Dies ermöglicht, dass man überall mit
den aktuellen Daten arbeiten kann und man nicht viele verschiedene Versionen
eines Dokuments auf verschiedenen Medien (USB-Stick, externe Festplatte, etc.) hat,
bei denen man dann nach einiger Zeit nicht mehr weiß, welche die aktuellste
ist.
Ein weiterer
Vorteil von Dropbox ist die Möglichkeit, Ordner oder Dateien mit anderen
Teilnehmern zu teilen. Schreibt man zum Beispiel an einer Teamarbeit, so kann
man für diese einen Ordner erstellen, der bei allen Teammitgliedern immer synchronisiert
wird. In diesem Ordner kann man alle relevanten Dokumente der Gruppenarbeit für
alle Teammitglieder zugänglich machen. Hier ergibt sich jedoch auch ein
bedeutender Nachteil. Anders als bei Google
Text und Tabellen, kann man nicht synchron an derselben Datei arbeiten, da hier
widersprüchliche Versionen entstehen würden. Dafür kann man aber die gewohnten
Officeanwendungen verwenden und ist nicht auf eine abgespeckte Onlineversion
von Google angewiesen. Ein weiteres Problem stellt die Vergabe von
Benutzerrechten dar, die in der Basisversion nicht integriert ist. So können
alle Teilnehmer eines sog. „Shared Folders“ die darin enthaltenen Objekte
verändern und auch löschen.
In Punkto
Sicherheit ist sind Online-Dateiablagen auch zu hinterfragen. Einerseits erhöhen
sie die Sicherheit, indem man nicht auf lokale Datenträger angewiesen ist. Hat
man beispielsweise ein Dokument auf einer lokalen Festplatte gespeichert,
besteht das Risiko, dass diese beschädigt wird und die Dateien möglicherweise
verloren gehen. Hat man die Dateien zusätzlich auf einer Online-Datenablage
gesichert, verringert sich die Wahrscheinlichkeit von Datenverlust erheblich.
Andererseits birgt die Tatsache, dass die Dateien auf irgendwelchen Servern
gespeichert sind, auch das Risiko des Datenmissbrauchs durch die Betreiber.
Auch wenn Dropbox versichert, dass
die Daten verschlüsselt auf ihren Servern liegen und selbst Mitarbeiter diese
nicht einsehen können, wurden in letzter Zeit Fälle bekannt, in denen Dropbox Daten von Benutzern weitergegeben
hat. Dem könnte man jedoch entgegenwirken, indem man besonders heikle Daten
selbst in verschlüsselter Form abspeichert.
Die meisten
Online-Dateiablagen bieten darüber hinaus noch die Möglichkeit, die Daten
jederzeit über eine App auf einem mobilen Gerät zugänglich zu machen. Somit
haben Smartphone-Besitzer ihre Daten jederzeit verfügbar. Arbeitet man gerade
an einem Dokument und möchte dieses unterwegs Freunden zeigen, kann man es
einfach mit der App des Anbieters am Mobiltelefon öffnen und herzeigen. Gerade
für Personen, die gerne an kreativen Projekten arbeiten, sei dies Musik, Texte,
Film, etc., bietet dies die Möglichkeit die Arbeiten direkt vor Ort zu
präsentieren und mit Freunden zu besprechen, um beispielswiese Feedback zu bekommen.
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